SISTEM MANAJEMEN DATA

Manajemen data adalah bagian dari manajemen sumber daya informasi yang mencakup semua kegiatan yang memastikan bahwa sumber daya informasi yang akurat, mutakhir, aman dari gangguan dan tersedia bagi pemakai. Ada 2 pendekatan umum terhadap manajemen data : model flat file dan model basis data. Perbedaan antara kedua pendekatan ini bersifat teknis dan filosofis. Fitur-fitur pendefinisi dari masing-masing pendekatan ini di sajikan dibawah ini.
A. Pendeketan Flat File
1. Menjelaskan lingkungan dimana file data individual tidak berkaitan /berhubungan dengan file lainnya
2. Pengguna memiliki data sendiri, dan tidak berbagi (Share) data tersebut dengan pengguna lain
3. Pemrosesan data dilakukan melalui aplikasi stand-alone, bukan melalui sistem yang terintegrasi
4. Memungkinkan adanya redundansi data (Data yang sama berulang di file yang berbeda)

Masalah pendekatan flat file
1. Pengumpulan data. Data yang diperlukan dikumpulkan dan dicatat dalam status formulir yang disebut dokumen sumber (source document) yang berfungsi sebagai input bagi sistem.
2. Integritas dan pengujian. Data tersebut diperiksa untuk menyakinkan konsistensi dan akurasinya berdasarkan suatu peraturan dan kendala yang telah ditentukan sebelumnya.
3. Penyimpanan. Data disimpan pada suatu medium seperti pita magnetik atau piringan magnetik.
4. Pemeliharaan. Data baru ditambahkan, data yang ada diubah, dan data yang tidak lagi diperlukan dihapus agar sumber daya tetap mutakhir.
5. Keamanan. Data dijaga untuk mencegah penghancuran, kerusakan, atau penyalahgunaan.
6. Organisasi. Data disusun sedemikian rupa untuk memenuhi kebutuhan informasi pemakai.
7. Pengambilan. Data tersedia bagi pemakai

B. Pendekatan database
1. Akses ke sumber data dikendalikan oleh DBMS (Database Manegament System), yaitu perangkat lunak khusus yang diprogram untuk mengetahui elemen data mana yang diperbolehkan untuk diakses oleh setiap user.
2. Pemusatan data organisasi kedalam sebuah database yang digunakan secara bersama (Share) oleh semua user
3. Mengatasi kendala yang dihadapi flat-file

Elemen Database
Empat elemen utama database adalah:
1. DBMS : Menyediakan lingkungan terkendali untuk membantu akses ke
database dan secara efisien mengelola sumber data
2. Database Administrator : Bertanggung jawab mengelola sumber daya database,
karena penggunaan database bersama memerlukan organisasi, kordinasi, aturan, dan panduan untuk menjaga integritas database
3. Database fisik : - Tingkat terendah dari database dalam bentuk fisik
- Pada level fisik ini database terdiri dari koleksi lojik
record dan file yang membentuk sumber daya data
perusahaan

4. User : Pengguna Database

DBMS memiliki keunggulan seperti berikut:
1. Independensidata
DBMS menyediakan pendekatan yang membuat perubahan dalam data tidak membuat program harus diubah.
2. Pengaksesan yang efisien terhadap data DBMS menyediakan berbagai teknik yang canggih sehingga penyimpanan dan pengambilan data dilakukan secara efisien.
3. Keamanan dan integritas data, Karena data dikendalikan oleh DBMS, DBMS dapat melakukan kendala integritas terhadap data. Segala sesuatu yang tidak sesuai dengan definisi suatu field dan kekangan yang melekat pada field akan ditolak. Sebagai contoh, jika field Jenis_Kelamin dinyatakan berupa P atau W, maka penyimpanan L ke field tersebut dengan sendirinya akan ditolak oleh DBMS.
4. Administrasi data
Jika sejumlah pemakai berbagi data, pemusatan administrasi dapat meningkatkan perbaikan yang sangat berarti. Dengan cara seperti ini, duplikasi atau redudansi data dapat diminimalkan.
5. Akses bersamaan dan pemulihan terhadap kegagalan
DBMS menyediakan mekanisme sehingga data yang sama dapat diakses oleh sejumlah orang dalam waktu yang sama. Selain itu, DBMS melindungi pemakai dari efek kegagalan sistem. Jika terjadi kegagalan sistem, DBMS dapat mengembalikan data sebagaimana kondisi saat sebelum terjadi kegagalan.
6. Waktu pengembangan aplikasi terpendek
DBMS menawarkan banyak fasilitas yang memudahkan dalam menyusun aplikasi sehingga waktu pengembangan aplikasi dapat diperpendek.
Contoh Implementasi Database :

1. Bidang Fungsional
- Kepegawaian
- Pergudangan
- Akuntansi
- Reservasi
- Layanan Pelanggan

2. Bentuk Perusahan
- Perbankan
- Rumah Sakit
- Produsen Barang
- Sekolah / Kampus
- Telekomunikasi

Data Definition Languange (DDL)
Data Definition Languange adalah bahasa pemrograman yang digunakan untuk mendefinisikan basis data ke DBMS . DDL mengidentifikasi nama-nama dab hubungan dari semua elemen data, catatan, dan file yang membentuk basis data. Ada tiga tingkat,yang disebut tampilan (view), dalan definisi ini : tampilan internal fisik, tampilan konseptual (skema), dan tampilan pengguna (subskema).

1. Tampilan internal / tampilan fisik adalah representasi tingkat paling rendah, yang satu langkah dipindahkan dari basis data fisik, tampilan internal ini mendeskripsikan sturuktur cacatan data, hubungan antar file, dan susunan fisik serta urutan cacatan dalam suatu file.
2. Tampilan konseptual / tanpilan logis adalah mendeskripsikan keseluruhan basis data. Tampilan ini menyajikan basis data secara logis dan abstrak bukan seperti cara basis data disimpan secara fisik.
3. Tampilan eksternal / tampilan pengguna adalah basis data, berbeda dengan tampilan internal dan tampilan konseptual, terdapat banyak tampilan pengguna yang berbeda-beda.

Hierarki Data
Atribut data adalah item tunggal dari data, seperti nama pelanggan , saldo, atau alamat.
Record adalah suatu kelompok yang erat kaitannya dengan field yang mendeskripsikan karakteristik yang relevan dari suatu contoh entitas yang dilacak.
Entitas adalah sumber daya , peristiwa , atau pelaku individual yang akan dipilih untuk menyimpan data.
Basis Data adalah serangkain tabel atau file yang berkaitan erat yang secara bersama-sama membuat aplikasi mampu melayani kebutuhan pengguna dalam hal proses atau fungsi bisnis tertentu.
Basis Data Perusahaan adalah serangkain tabel atau file data umum untuk keseluruhan bagian dari suatu organisasi , atau perusahaan

Model DBMS
Adalah representasi abstrak dari data terhadap sebuah entiti, termasuk sumberdaya (aset), kejadian (transaksi), dan agen (personil) beserta hubungan mereka dalam organisasi
Bertujuan mewakili atribut agar dapat dipahami oleh user
Tiga model DBMS yang umum adalah:
1. Model hirarki
a. Tersusun atas set (pasangan) yang menjelaskan hubungan antara dua file yang berkaitan
b. Setiap set terdiri atas parent (file dengan posisi diatas) dan child (file dengan posisi di bawah)
c. File yang berada di posisi sejajar disebut sibling
d. Struktur seperti ini disebut tree structure, dimana file dengan posisi teratas disebut root dan file dengan posisi terbawah disebut leaf
2. Model network
Model database yang memiliki kaitan eksplisit antara record dan file
3. Model relasional
a. Memperlihatkan data dalam bentuk tabel 2- dimensi
b. Tabel yang benar harus memiliki karakteristik:
Setiap kolom harus memiliki nama unik
Setiap baris harus memiliki satu atribut yang isinya unik (primary key)
Nilai atribut di sebuah kolom harus sejenis
Tidak boleh ada nilai yang berulang
c. Relasi dibentuk melalui atribut yang digunakan oleh dua tabel
Kendali dan Audit Sistem Manajemen Data
Pengendalian sistem manajemen data meliputi dua hal penting:
1. Kendali akses
Dirancang untung mencegah individu yang tidak berwenang untuk melihat, menarik,
merusak, atau menghancurkan data sebuah entiti
2. Kendali backup
Memastikan bahwa pada saat kejadian hilang/rusaknya data karena akses yang tidak berwenang, kegagalan perangkat, atau bencana fisik maka organisasi dapat mengembalikan databasenya